Představení normy ISO 19011 a její požadavky

25.03.2011 11:03

 

První tři kapitoly normy nás uvádí do problematiky auditů jako činnosti prověřující shodu skutečného stavu s požadavky, konstatují užitečnost provádění auditů a představují normu ISO 19011 jako pomůcku pro ty, kdo se chtějí zabývat přípravou a zajišťováním auditů na dostatečné úrovni. Je zdůrazněna ta skutečnost, že požadavky či doporučení normy nemají být otrocky přejímány, ale mají být upravovány a zjednodušovány podle potřeb organizace. V kapitole 3 jsou obsaženy základní definice z oblasti provádění auditů (viz níže).

 

kapitola 4 Zásady auditování

Kapitola popisuje zásady auditování, které umožní provést audit nezávisle, objektivně a s odpovídající odbornou péčí. Normou uváděné zásady jsou:

a)      Etické chování;

b)      Spravedlivé prezentování: zprávy musí být pravdivé a přesné, tatáž zjištění nebude auditor interpretovat pokaždé jinak;

c)      Povinnost profesionálního přístupu: pečlivost provedení a vyhodnocení, po kritickém posouzení vlastních odborných předpokladů auditor nebude auditovat sám to, čemu odborně nerozumí – přizvání expertů k auditu, správný úsudek, důvěra klientů ;

d)     Nezávislost: základ pro nestrannost a objektivitu závěrů z auditu, auditor nebude auditovat tam, kde není nezávislý (vlastní práce, práce jeho přímého nadřízeného ap.);

e)      Průkaznost: co je tvrzeno, musí být spolehlivě doloženo tak, aby jiní auditoři opětovně došli ke stejným závěrům z auditů (při zachování stejných postupů).

 

Při dodržení stanovených zásad lze předpokládat získání kvalitních výstupů z auditu, naopak při zanedbání některé z nich lze velmi pravděpodobně očekávat zkreslený a nevěrohodný výsledek auditu.

 

kapitola 5 Řízení programu auditů

Poskytuje návod k řízení programu auditů v organizaci a zabývá se stanovováním odpovědnosti za řízení celého programu auditů, jednotlivých činností při auditech i zajištěním potřebných prostředků a zdrojů pro činnost auditorů.

 

Program auditů zahrnuje:

 

·         přiměřeně plánování;

·         zajišťování zdrojů;

·         a stanovování postupů vedení auditů v rámci programu.

 

Podle toho, jaké výsledky potřebujeme prostřednictvím auditů získat, stanovujeme cíle auditů. Tyto cíle uvedeme v programu auditů, kde pomohou nasměrovat a plánovat provádění auditů. Při stanovování cílů auditů určujeme co chceme prověřit, co chceme zjistit. Vycházíme přitom z

·         priorit managementu;

·         předmětu činnosti a záměrů organizace;

·         požadavků systému managementu (normy i našich vlastních);

·         požadavků právních přepisů, rozhodnutí a smluv;

·         potřeby hodnocení dodavatelů

·         požadavků zákazníka ap.

 

Rozsah programu auditů

Rozsah programu auditů závisí na velikosti, zaměření a složitosti auditované organizace (počtu, důležitosti, složitosti, podobnosti a umístění činností, které mají být auditovány) což ovlivní především

·        předmět, cíle a dobu trvání každého prováděného auditu a

·        požadovanou četnost prováděných auditů.

Za období/periodu jednoho interního auditu musí být prověřen celý systém tak jak je definován organizací. Některé části systému mohou být prověřovány i vícekrát, několika dílčími audity.

 

Odpovědnost za řízení programu auditů

Odpovědnost za řízení programu auditů má mít osoba, která všeobecně rozumí zásadám auditů, odborné způsobilosti auditorů a používání technik auditů a má takové manažerské dovednosti a takové znalosti organizace, které odpovídají činnostem, které mají být předmětem auditů.

Osoba odpovědná za řízení programu auditů

·        stanovuje cíle a rozsah programu auditů, odpovědnosti a postupy při provádění auditů a zajišťuje poskytnutí potřebných zdrojů,

·        zajišťuje uplatňování programu auditů v organizaci ,

·        zajišťuje udržování přiměřených záznamů programu auditů a monitoruje, přezkoumává a zlepšuje program auditů.

 

Zdroje programu auditů

a)      finanční a obdobné zdroje (mzdové náklady, platby expertům, doprava, služby ap.);

b)      dostupné techniky a podklady auditů;

c)      výcvik - dosažení, udržení a zlepšování odborné způsobilosti auditorů;

d)     dostupnost dostatečně odborně způsobilých auditorů a technických expertů;

e)      rozsah programu auditů a

f)       časový prostor pro zajištění auditu a souvisejících činností.

Pro splnění programu auditů musí být zajištěny a poskytnuty dostatečné zdroje. Pokud tomu tak není, musí být program auditů redukován tak, aby nedostatek zdrojů nevedl k nekvalitně provedeným auditům.

 

Postupy programu auditů

a)      Naplánujeme tematický i časový rozvrh auditů (harmonogram);

b)      zajistíme prostředky a zdroje pro naplnění naplánovaného harmonogramu programu auditů;

c)      zajistíme odborné způsobilé auditory a vedoucí týmů auditorů pro dílčí audity programu;

d)     vybereme vhodné týmy auditorů a přiřadíme jim role a odpovědnosti;

e)      provedeme jednotlivé dílčí audity;

f)       pokud jsme se pro to rozhodli, provedeme následné audity (při zjištěných závažných neshodách);

g)      zpracujeme a uschováme záznamy programu auditů (plány auditů, zprávy z auditu, metodiky, dokumentované neshody ap.);

h)      vyhodnotíme kvalitu provedených auditů, jednotlivých auditorů a dosahované úrovně a efektivnosti programu auditů;

i)        podáváme zprávy o celkovém výsledku programu auditů vrcholovému vedení.

 

Malé organizace mohou mít činnosti uvedené výše ošetřeny v jednom postupu, například ve směrnici zajišťující provádění auditů v organizaci.

 

Schválený program auditů musí být v organizaci uplatňován, uplatňování programu auditů by mělo být monitorováno a v přiměřených intervalech přezkoumáváno, aby bylo posouzeno, zda byly splněny jeho cíle, a aby byly identifikovány příležitosti ke zlepšování. Tyto výsledky jsou oznamovány vrcholovému vedení.

 

 

kapitola 6 Činnosti při auditech

Poskytuje návod k zajišťování a provádění jednotlivých auditů v rámci programu auditů, zabývá se i stanovováním požadavků a výběrem auditorů.

 

Zahájení auditu a přípravné činnosti (čl. 6.2)

·        stanovení cíle, předmětu a kriterií auditů

V prvé řadě musí být stanoven důvod konání auditu – cíl. Cíl auditů říká, čeho se má audity dosáhnout , např. prověření stupně shody systému EMS s kritérii auditů (norma, vlastní požadavky), hodnocení míry plnění právních a jiných požadavků, vyhledání potenciálu ke zlepšování ap. Cíle stanoví ten, kdo audit zadává (klient).

Klient poté jmenuje auditora (bude-li jeden), nebo vedoucího auditora, pokud bude využito týmu auditorů.

Klient a vedoucí auditor (VA) společně stanoví předmět auditů a popíší v něm rozsah a hranice, ve kterých budou audity prováděny – určí lokality, organizační jednotky, činnosti a procesy, které budou auditovány a vymezí kdy a za jaké časové období budou audity provedeny.

VA a klient dále určí, jaká kriteria budou sloužit jako reference stavu, podle kterých se určí shoda auditovaných skutečností (např. právní požadavky, požadavky vlastních postupů, norem ap.).

 

·        Určení proveditelnosti auditů

 

VA prověří, zda audit se stanoveným cílem a předmětem je možné prakticky zajistit. Kontroluje přitom dostupnost zdrojů informací (dokumentace), použitelnost stanovených kritérií, spolupráci prověřovaného úseku, dostatek času, dostatek kvalifikovaných auditorů a dostupnost dalších potřebných prostředků a zdrojů. Když VA zjistí, že provedení auditu je za stávajících podmínek nemožné, má klientovi nabídnout alternativní řešení (změna předmětu auditu – audit jiného místa či činnosti, někdy jindy, jinak...).

O změně zadání auditu rozhoduje klient.

 

·        Výběr týmu auditorů

 

Podle rozsahu auditu, jeho časové a odborné náročnosti a potřeby zajištění nezávislosti je k provedení audit jmenován buď jeden auditor, nebo tým auditorů. Přizváni mohou být techničtí experti. Při rozhodování o velikosti a složení týmu auditorů musí být zajištěna dostatečná odborná kompetence týmu, jeho schopnost spolupracovat navzájem a schopnost efektivně jednat s auditovanou organizací. S konkrétním personálním složením musí vyjádřit souhlas VA. Rozhádaný a nekompetentní tým zpravidla nedodá dostatečně kvalitní výsledky. Auditor který neplní očekávání VA, má být nahrazen jiným.

 

·        Úvodní kontakt s auditovanou organizací

 

Klient nebo VA vejde v kontakt s auditovanou organizací, kterou seznámí se záměrem provést u ní audit. Seznámí ji s jeho cílem, předmětem, kritérii, se složením týmu auditorů a s časovým plánem auditu. Vyžádá si přístup k odpovídajícím dokumentům včetně záznamů, dohodne použitelná bezpečnostní pravidla a dohodne účast pozorovatelů a potřebu průvodců pro tým auditorů.

Námitky prověřované organizace musí být zohledněny do té míry, jakou ztěžují či zamezují provedení auditu (audit posuneme mimo dobu dovolené, pracovních špiček, hodin pro veřejnost ap.), vzcházíme z toho, že audit má zajistit potřebné informace, ale nemá škodit běžnému provozu organizace.

 

Přezkoumání dokumentů (čl. 6.3)

Před činnostmi při auditech VA přezkoumává dokumentaci včetně záznamů auditované organizace s cílem určit shodu dokumentovaného systému s kritérii auditů. Rozsah přezkoumání vychází z cíle a předmětu auditu a z povahy a složitosti auditované organizace.

Jestliže je dokumentace shledána jako podklad nedostačující k provedení auditu, VA  informuje klienta a auditovanou organizaci. Poté klient rozhodne, zda v auditování pokračovat nebo audity pozastavit, dokud nebudou vyřešeny sporné otázky v dokumentaci.

 

Příprava činností pro audit na místě (čl. 6.4)

·        Příprava plánu auditu

VA připraví plán auditu, jako základ pro dohodu o provedení auditů mezi klientem, týmem auditorů a auditovanou organizací. Plán má usnadnit časové rozvržení a koordinaci činností při auditu. Má být flexibilní. Plán auditu má obsahovat především informace o:

a)      cílech auditu, jeho předmětu a kritériích hodnocení při auditu,

b)     identifikaci organizačních a funkčních jednotek a procesů, které mají být auditovány;

c)      data a místa, na kterém mají být provedeny činnosti při auditech na místě;

d)     předpokládaný čas a dobu trvání činností při auditech na místě,

e)      přidělení patřičných zdrojů pro kritické oblasti auditů (technika, doprava, experti).

 

Plán přezkoumává klient a před zahájením činností při auditu na místě je předložen auditované organizaci. Jakékoli námitky auditované organizace by měly být řešeny mezi VA, auditovanou organizací a klientem.

 

·        Příprava pracovních dokumentů

Členové týmu auditorů přezkoumají informace odpovídající jejich přidělení k auditům a připraví pracovní dokumenty, které jsou potřebné pro odkazy a záznamy z průběhu auditů. Pracovní dokumenty zpravidla zahrnují

-         kontrolní listy a seznamy otázek (checklisty)

-         způsob vzorkování, který bude použit pro získání informací z příliš rozsáhlých oblastí,

-         formuláře pro zaznamenání informací a zjištění z auditů a záznamy z jednání.

 

Pracovní dokumenty jsou pomůcka, není vhodné na nich lpět za každou cenu! To že jsme zpracovali kontrolní listy a formuláře nesmí omezit rozsah činností při auditu, a okruh toho co vidíme, zaznamenáme a vyhodnotíme. Rozsah prověřovaného se může měnit v důsledku informací získaných v průběhu auditu.

Pracovní dokumenty, včetně vytvořených záznamů musí být uchovány nejméně do ukončení auditu.

 

Provádění auditu na místě (čl. 6.5) 

 

·        Úvodní jednání

Úvodní jednání se má konat s managementem auditované organizace, nebo s osobami odpovědnými za funkce a procesy, které mají být auditovány. Účelem úvodního jednání je informovat o auditu který bude prováděn, vyjasnit vzájemné postavení, spolupráci, součinnost a časové vazby s auditovanou organizací v průběhu auditu, formy jednání a předávání výsledků, potvrdit účast pozorovatelů a průvodců na auditu, dohodnout poskytování prostředků a zdrojů (lidé, informace).

Musí být dohodnuty a vyřízeny do té doby sporné otázky týkající se prováděného auditu. 

 

·        Komunikace v průběhu auditu

Tým auditorů pracuje jako skupina a v průběhu auditu se periodicky radí a auditoři si vyměňují poznatky z auditu. Trvá-li audit dostatečně dlouho, pak vedoucí týmu auditorů v průběhu auditu pravidelně oznamuje postup auditů a důležité informace auditované organizaci a klientovi.

Důkazy shromážděné během auditu, z kterých vyplývá okamžité a významné ohrožení životního prostředí, musí být bezodkladně ohlášeny auditované organizaci, a klientovi. Důkazy signalizující existenci neshody musí být bezodkladně po jejich vyhodnocení sděleny zástupci prověřované organizace.

Pokud zjistíme, že cíle auditů jsou nedosažitelné, VA to sdělí klientovi a dohodne s ním další postup. Stejně tak i každá potřeba změny v předmětu auditů musí být přezkoumána a schválena klientem.

 

·        Úlohy a odpovědnosti průvodců a pozorovatelů

Průvodci a pozorovatelé smějí doprovázet tým auditorů, ale nejsou jeho součástí. Pozorovatelé pozorují, do průběhu auditu jiným způsobem nevstupují.

Průvodci jsou jmenováni auditovanou organizací, jejich úkolem je pomáhat týmu auditorů pochopit místní situaci a na žádost vedoucího týmu auditorů pomáhat při navazování kontaktů, organizaci návštěv, zajišťování plnění pravidel BOZP ap. Průvodci jednají v zájmu prověřované organizace vystupují jako svědci nebo poskytují objasnění nebo asistenci při shromaždování informací.

 

·        Shromaždování a ověřování informací

Informace potřebné pro splnění cílů auditu musí být shromaždovány vhodným vzorkováním a ověřovány. Jako důkazy potvrzující zjištění z auditů smějí být použity pouze ověřitelné informace. Důkazy z auditů musí být zaznamenány.

Při shromažďování informací pro získání důkazů z auditu jsou jako vhodné metody využívány pohovory, pozorování činností a stavu a přezkoumání dokumentů.

 

·        Shrnutí zjištění z auditů

Důkazy z auditů srovnáme s kritérii auditu a získaný výsledek tvoří zjištění z auditu. Zjištění z auditu mohou konstatovat shodu nebo neshodu s kritérii auditů.

Je-li to zadáno cíli auditu, mohou zjištění z auditu identifikovat příležitosti ke zlepšování.

Neshody včetně důkazů z auditů musíme zaznamenat. Neshody můžeme klasifikovat v různých stupních závažnosti. S neshodami seznamujeme auditovanou organizaci, která může vznést námitky proti naší klasifikaci. Tím se potvrdí, zda jsou důkazy z auditů přesné a auditory správně pochopeny a interpretovány. Nevyřešené rozpory musí být zaznamenány.

Zjištění konstatující shodu, včetně podpůrných důkazů, zaznamenáme, pokud je to tak vyžadováno plánem auditu.

 

·        Příprava závěrů z auditů

Tým auditorů se sejde před závěrečným jednáním, aby se dohodl na zjištěních z auditu, shromáždil poznatky a užitečné informace z průběhu auditu, odsouhlasil závěry z auditů a navrhl doporučení do budoucnosti jak pro zlepšení programu auditů, tak pro prověřované činnosti.

Součástí přípravy závěru auditu je i hodnocení naplnění cíle auditu, např. konstatování shody systému s požadavky normy.

 

·        závěrečné jednání

Při závěrečném jednání VA seznámí prověřovanou organizaci s připravenými závěry a zjištěními z auditu. Prověřovaná organizace má právo se k předloženým zjištěním vyjádřit a zaujmout vlastní stanovisko. Toto vyjádření je vzato v úvahu při zpracování závěrečné zprávy z auditu.

 

 

kapitola 7  Odborná způsobilost a hodnocení auditorů

Slouží jako návod k tomu, jak mohou interní auditoři získat odbornou způsobilost k činnosti auditora a zabývá se i hodnocením auditorů.

požadavky na kvalifikaci auditorů:

a)     Osobní vlastnosti

Auditor má být:

etický, přístupný názorům, diplomatický, všímavý, vnímavý, všestranný, houževnatý, rozhodný a samostatný.

Norma ISO 19011 uvádí k jednotlivým požadavkům na osobnost auditora ještě řadu vysvětlujících adjektiv, jimž nebude u řady auditorů snadné vyhovět. Doporučuji k přečtení.

 

b)     Všeobecné znalosti a dovednosti auditorů

·         auditor umí uplatňovat zásady provádění auditů, postupy a techniky auditů,

·         auditor se orientuje v dokumentech systému managementu auditované organizace a v referenčních dokumentech,

·         auditor zná organizační situaci, procesy a postupy v organizaci,

·         auditor má přehled o relevantních zákonných a jiných požadavcích z ŽP,

·         auditor má potřebné znalosti systémů EMS, životního prostředí a technických a environmentálních aspektů provozu auditované organizace.

 

 

c)      Vzdělání, pracovní zkušenost, školení/výcvik auditorů a zkušenosti z auditů:

 

·         Mají mít ukončené dostatečné vzdělání, dovolující získávat znalosti a dovednosti (normou není stanovena minimální úroveň).

·         Mají mít pracovní zkušenosti, které přispívají k rozvoji znalostí a dovedností. Pracovní zkušenosti mají být v technické, manažerské nebo odborné funkci. Součásti pracovní zkušenosti má být práce ve funkci, ve které vykonávané činnosti přispívají k rozvoji znalostí a dovednosti v oblasti environmentálního managementu pro auditory systému environmentálního managementu. Normou není stanovena délka praxe.

·         Auditoři mají mít ukončené školení/výcvik, které přispívá k rozvoji znalostí a dovedností potřebných pro provádění auditů. Normou není stanoven minimální rozsah školení/výcviku.

·         Měli by mít zkušenost z praktického provádění auditů. Tato zkušenost by měla být získávána pod dozorem a za vedení vedoucího týmu auditorů ve stejném oboru. Normou není stanovena délka praktického výcviku.

 

Norma nestanovuje žádná minimální kriteria, která musí auditor splňovat. Je zcela v kompetenci organizace, jaká a jak náročná kvalifikační kriteria pro činnost auditorů stanoví. Vychází přitom z potřeb svého systému EMS, jeho náročnosti a složitosti i z kvality dostupných pracovníků.

U kandidátů a auditory, kteří nesplňují kvalifikační kriteria pro jmenování interním auditorem musí  organizace zajistit zvýšení kvalifikace kandidáta např. školením/výcvikem.

V každé organizaci je vhodné zajistit pro všechny auditory minimálně proškolení v otázkách požadavků systému EMS v organizaci, obecných požadavků normy ISO 14001 a provádění auditů.

Školení/výcvik smějí poskytovat pracovníci vlastní organizace nebo externí organizace. Délka školení a jeho případná opakování jsou věcí rozhodnutí organizace.

U zvláště malých organizací je rozumné využívat jako auditory externí osoby, které musí být seznámeny s činnostmi a požadavky systému EMS organizace. Dosahuje se zde větší míry nezávislosti a objektivity.

 

Udržování schopnosti auditování

Auditoři mají udržovat a prokazovat svou schopnost auditovat pravidelnou účastí v auditech systému environmentálního managementu.